Come gestire le email senza farsi sommergere.
Il tempo fluisce in modo uguale per tutti gli uomini. E ogni uomo galleggia nel tempo in maniera diversa. [Manuel Neila]
Gestire efficacemente le email è diventato una competenza importantissima visto il numero di ore sempre crescente che dedichiamo a questo fantastico strumento.
Ogni minuto speso male per gestire la propria casella di posta si accumula, fino a diventare un lasso di tempo spesso rilevante, senza contare lo stress che deriva da avere una casella intasata dai messaggi.
A tal proposito ti invito a dare uno sguardo alla tabellina del tempo che ho realizzato per questo articolo.
Hai notato come pochi minuti al giorno, si trasformano in ore e poi in giorni?
Per contrastare questo processo, diventa quindi una scelta sensata, saper gestire efficacemente le email, per risparmiare tempo e diventare più produttivo.
Vediamo quindi 6 strategie pratiche per gestire le email con buon senso.
Come gestire le email senza impazzire
#1 Inbox0
La tecnica dell’inbox0 è tanto semplice quanto efficace: per iniziare crea una nuova cartella nel tuo account di posta e chiamala Archivio.
Ogni volta che hai processato un messaggio inseriscilo in questa cartella.
Tutte le email che hai già letto e alle quali hai già risposto, che quindi non necessitano più di attenzione, vanno inserite nella cartella di archivio.
In questo modo avrai sempre libera la cartella della posta in arrivo.
Con questo sistema eliminerai lo stress dovuto all’infinita lista di email e messaggi: se una mail si trova ancora nella posta in arrivo, sicuramente deve essere ancora processata.
Se usi molto Whatsapp puoi usare inbox0 anche per questa applicazione, archiviando le conversazioni terminate o inutili, operazione utile specialmente se hai molti messaggi e fai parte di molti gruppi.
#2 Autocontrollo
Non controllare in continuazione email e messaggi, così facendo diventerai schiavo di qualcun altro.
La miglior cosa da fare è svolgere le proprie attività come pianificato, ma all’interno di esse pianificare degli slot di tempo per controllare la tua posta in arrivo.
Se vuoi usare questo sistema, disattiva le notifiche e accedi al tuo account solo nel lasso di tempo che hai pianificato.
#3 Pulizia e semplificazione
Quante email ricevi ogni giorno? Quante di queste sono effettivamente utili o stimolanti?
Un passaggio fondamentale per gestire le email è quello di cancellarsi una volta per tutte da newsletter, catene di sant’Antonio, email pubblicitarie e altri messaggi superflui.
Mantieni solo i servizi che effettivamente ti rendono felice e che trovi utili, ricordati quindi di iscriverti alla newsletter di Crescita Individuale.
L’obiettivo è di ricevere solo email rilevanti, così, quando ne riceverai una, saprai con certezza che si tratta di un messaggio importante che richiede la tua attenzione.
#4 La regola dei 2 minuti
La regola dei 2 minuti è sempre valida: una volta aperta una email, se riesci a stimare che per processarla occorrono due minuti o meno, leggila immediatamente.
Se ti occorre più tempo, pianifica di processarla in un secondo momento.
Se hai immediatamente il tempo per elaborarla, fallo, se invece non ce l’hai, passa alla prossima email.
Una volta che avrai aperto tutti i messaggi e risposto a quelli che richiedono meno di due minuti, potrai dedicarti alle altre.
#5 Usa gli auto-risponditori
Un auto-risponditore è una email automatica che puoi impostare dal tuo gestore di posta.
Ad esempio se vai in vacanza e non vuoi perdere tempo ad avvisare tutti, puoi usare un auto-risponditore che lavora in questo modo.
Ogni volta che una mail raggiunge il tuo account di posta, invierà automaticamente al mittente un messaggio da te scritto, per esempio.
- Buongiorno, sono in ferie fino al 26/12, ti risponderò non appena mi sarà possibile.
Questo meccanismo è utilissimo in molte altre situazioni, dalle email di cortesia fino a delle vere e proprie email informative, ad esempio:
- Il mio turno lavorativo è terminato alle 18:00, ti risponderò appena possibile.
- Il tuo messaggio è correttamente arrivato al mio indirizzo e riceverai quanto prima una risposta.
Gli auto risponditori sono impostabili con moltissimi provider di posta e averli dona sicuramente quel qualcosa in più in termini di professionalità, oltre a dare immediatamente un’informazione utile a chi vuole comunicare con te.
#6 Usa la firma
La firma non è solo una cortesia per chi legge le tue email, ma può rivelarsi un vero e proprio strumento di pubblicità e di professionalità.
Se non lo sapessi, la firma è la porzione di testo che viene mostrata automaticamente al termine di ogni email che invii.
La firma è disponibile con tutti i gestori di posta e spesso oltre al testo include anche delle immagini, per esempio il logo di un’azienda.
La tua firma potrebbe comprendere:
- Nome e Cognome
- Indirizzo email
- Sito Internet
- Numero di telefono
- Indirizzo fisico
- Altri dati esplicativi
Inserendo alcuni di questi dati, il lettore delle tue email avrà sempre i tuoi contatti a portata di mano e non dovrà scartabellare tra le tue email per trovare una piccola informazione su di te, inoltre inserendo il tuo sito web contribuirai a renderlo più popolare.
Sfrutta al massimo la posta elettronica
Per rispondere anticipatamente ad eventuali obiezioni, non ho creato una guida passo passo su come impostare un auto-risponditore per vari motivi.
Ovviamente non posso sapere quale provider email utilizzi e avrei dovuto creare almeno una decina di guide.
In secondo luogo le impostazioni e le interfacce cambiano in continuazione, se avessi buttato fuori una guida oggi, tra qualche mese sarebbe cambiata l’interfaccia di molti servizi, se non di tutti, rendendo vano il lavoro e disorientando chi avrebbe provato a seguire le istruzioni.
Queste sono la maggior parte delle strategie che uso personalmente per gestire le email senza diventare pazzo, se ne conosci altre non hai che da scriverle nei commenti.
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