4 errori nella gestione del tempo: imparare a gestire il tempo per alcuni è un’arte, attenzione però a non esagerare.
Cerca di prestare attenzione ai minuti e le ore si difenderanno da sé. [Conte di Chesterfield]
La gestione del tempo è una delle capacità personali che reputo decisive per la produttività, se ne sente parlare spesso anche se in effetti c’è un errore concettuale di fondo.
Il tempo non si può gestire, dovremmo parlare in effetti di gestione personale in quanto il tempo in sé non è direttamente manipolabile, ad ogni modo, per comodità, continuerò a parlare di gestione del tempo.
Se ti sei stufato di arrivare sempre in ritardo agli appuntamenti o semplicemente vuoi migliorare la tua capacità di gestire il tempo o aumentare la tua produttività per lavorare meno, evita di fare questi 4 errori.
4 errori nella gestione del tempo
#1 Mancanza di programmazione
Programmare è il primo passo per gestire senza errori il proprio tempo. Pianificare le proprie attività ha un effetto motivante e aumenta la concentrazione, una volta provato, difficilmente si torna indietro.
Per programmare efficacemente il tuo tempo, crea delle semplici liste di azioni concrete da svolgere, appunta le singole azioni piuttosto che il risultato generale che vuoi ottenere, decidi quando vuoi svolgere una determinata attività e quanto tempo vuoi dedicargli.
Inoltre è molto utile definire e programmare in anticipo le priorità di ciascuna attività, per esempio usando una scala da 1 a 5 o letterale A-E.
Dedica sempre, quando possibile, le prime energie della tua giornata alle attività con la priorità più alta.
#2 Tralasciare le pause
Al secondo posto tra gli errori nella gestione del tempo troviamo le pause.
Le soste ponderate sono indispensabili per una corretta gestione del tempo, alternare l’attività con le pause è una strategia molto efficace per mantenere focus e concentrazione.
Il nostro cervello ha difficoltà a mantenere per un lungo periodo uno stato di concentrazione completa e degli intermezzi sono utili per ristabilire il giusto focus.
Non a caso la tecnica del pomodoro prevede 25 minuti di lavoro alternati a 5 minuti di pausa. Per le attività più complesse invece è utile intercalare 2-3 ore di lavoro con 30 minuti di pausa per poter recuperare le energie.
Se hai seguito il consiglio di segnare tutte le attività che devi svolgere puoi segnare in nero queste ultime, e in rosso le pause e le attività di svago, considera queste ultime come una parte effettiva del lavoro e non come un momento di non-produttività.
#3 Non appuntare nulla
Ti ho già parlato dell’importanza di appuntare idee e pensieri per non perdere niente delle cose che ti passano per la testa.
Nell’ottica della gestione del tempo, annotare idee e incarichi ha il vantaggio di organizzare efficacemente il tempo futuro.
Appuntare e usare una to do list, la lista delle attività da svolgere durante la giornata ha il vantaggio di poter stabilire delle priorità di azione, parti sempre con l’incarico più lungo e sfrutta i tempi morti per svolgere le attività più semplici che hai annotato.
Inoltre se vieni spesso distratto da idee, cose da fare, registra su un taccuino come il moleskine tutto quello che ti ronza in testa, semplicemente lo farai dopo.
# Non calcolare le ore reali
Immagina di avere per le mani il tuo progetto o una lista infinita di cose da fare. Per cercare di fare tutto solitamente si calcola a mente il numero di ore necessario per portare a termine i compiti che devi fare.
Fin qua tutto bene, ma se non riesci a concludere buona parte delle tue attività potrebbe essere perché non stai conteggiando le ore reali.
Se ad esempio vai in palestra dalle 20,30 alle 22,00 e pensi di poter dedicare un’ora alla realizzazione del tuo progetto dopo questa attività, probabilmente sbagli.
In quell’ora dopo la palestra probabilmente sarai troppo stanco, demotivato e poco concentrato, magari riuscirai a lavorare per 30 minuti con poco focus e poca produttività.
Non si tratta quindi di un’ora reale che puoi effettivamente calcolare per svolgere attività impegnative.
D’ora in avanti per calcolare le ore a tua disposizione considera solamente le ore reali, cioè quelle realmente utili e produttive, ad esempio dopo la palestra vai a dormire presto e ritagliati un’ora reale il mattino successivo.
Ricapitolando
- Programma l’utilizzo del tuo tempo
- Sfrutta le pause
- Appunta sempre le tue idee
- Considera solo le ore reali a tua disposizione
Il time management è una delle gambe della crescita personale, qui su Crescita Individuale trovi molti articoli sull’argomento anche per evitare gli errori nella gestione del tempo.
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