Gestione del tempo: le tecniche più efficaci

Gestione del tempo: la guida definitiva per imparare a diventare più produttivi e puntuali, nella vita e nel lavoro.

Ci sono persone che si divertono e che uccidono il tempo, nell’attesa che il tempo le uccida.

Madeleine Delbrêl

Il tempo nei primi anni di vita sembra davvero inesauribile, non si vede mai la fine ed è quindi molto facile sprecarlo.

Circa dopo i vent’anni si comincia a pensare in maniera più obiettiva e ci si rende conto di non averne poi così tanto a disposizione e che forse sarebbe più saggio utilizzare al meglio quello che ci è rimasto.

Vediamo come ottimizzare al meglio il nostro tempo.

Gestione del tempo intelligente

Prima di tutto è bene dare una definizione di tempo sprecato.

Possiamo definire il tempo sprecato come quel lasso temporale che una volta investito non ci restituisce nulla per il bene di noi stessi e degli altri, nulla che ci faccia crescere, nulla per cui valga la pena utilizzarlo.

Ma quanto tempo abbiamo a disposizione?

Dando uno sguardo alle statistiche sulla vita media in Italia, si stima intorno ai 79 anni per gli uomini e agli 84 per le donne.

Adesso cominciamo a scremare questo tempo, in media per un sonno proficuo si consiglia di dormire 8 ore al giorno, ovvero 8/24, cioè 1/3 della giornata.

Eliminando questo lasso temporale otteniamo 56 anni di tempo effettivo sfruttabile.

Ora anche tu sei cosciente del poco tempo a tua disposizione, per aumentare la tua consapevolezza ti ripropongo la tabellina del tempo che ho già usato nell’articolo sulla dieta mediatica.

Calcola infine che devi sottrarre ai 56 anni, tutti i tuoi tempi morti della giornata: quando aspetti il pullman, il treno, i ritardatari o quando sei in coda in auto.

Noterai che a conti fatti il tempo che rimane per te stesso non è poi molto.

Ma andiamo ancora oltre: ti sei mai imbattuto in una di quelle persone perennemente in ritardo?

Quelle che quando fissano un appuntamento ad una data ora, arrivano sempre con 10-15 minuti di ritardo, anche quando sono loro stesse a stabilire l’ora e anche fissando l’appuntamento dopo 15 minuti riescono comunque ad arrivare in ritardo.

Sicuramente ne conosci almeno una, o magari fai parte di questa categoria, se hai già sperimentato di persona questo fatto hai un problema di gestione del tempo.

Il tempo è l’elemento più prezioso che abbiamo, cerchiamo di non sprecarlo.

14 strategie per gestire il tempo

#1 Segui l’importanza dei tuoi impegni

Inizia con gli impegni che richiedono più tempo, togliteli subito.

Se non disponi del tempo necessario in un unico blocco, spacchetta il compito ed eseguilo in parti più piccole, ma non arrivare a fine giornata con gli incarichi più lunghi ancora da fare.

#2 La sveglia del mattino

Svegliarsi presto è senza dubbio una delle abitudini dei vincenti, se sei un poltrone cronico che si crogiola spesso nel letto, cambiare radicalmente abitudine può essere davvero difficile.

Una soluzione potrebbe essere quella di partire il primo mese impostando la sveglia 10 minuti prima rispetto alla solita ora.

Dieci minuti al giorno sono due giorni e mezzo di tempo guadagnato in un anno, fai sempre riferimento alla tabellina sopra.

#3 Gestione del tempo con un No

Dire di no è spesso molto difficile, specialmente per le persone più introverse, servili o accondiscendenti.

Abituati un po’ per volta a non fare sistematicamente tutto quello che ti viene chiesto, dire di no, non è maleducazione, semplicemente sei una persona che sceglie, ne guadagnerai anche in autostima.

#4 Trova le attività che ti fanno perdere tempo

Scrivi su un foglio tutte le attività che svolgi quotidianamente e identifica quelle che risucchiano il tuo tempo ma che non producono nulla di benefico.

L’idea deve essere quella di un imbuto rovesciato, usa poco del tuo tempo e fai in modo di farlo fruttare, dal lato opposto dell’imbuto deve uscire una quantità maggiore di risultati.

Il tuo è un imbuto rovesciato?

#5 Time management perfetto automatizzando

Rendi automatici i compiti più semplici che possono essere svolti dagli strumenti elettronici quali PC e smartphone, così da automatizzare le attività che non richiedono la tua creatività.

#6 Delega alcuni incarichi

Non cercare di fare tutto da solo, quante volte ti è stato chiesto di fare questa o quell’altra cosa?

D’ora in avanti, anche tu delega gli incarichi a persone competenti nel loro ambito e di cui ti fidi, intesi senza esagerare.

#7 Sfrutta i tempi morti

I tempi morti meriterebbero un articolo a parte.

Hai presente quando sei in macchina e ascolti quel pessimo programma radiofonico oppure in treno a fissare il vuoto o mentre fai la fila dal dottore?

Sono tutti tempi morti che è possibile sfruttare a tuo vantaggio, magari per leggere o per ascoltare audio libri.

#8 Pianifica usando una to-do list

Fai una lista di tutti gli impegni ordinati in base al tempo che ti occorre per realizzarli e comincia a lavorare.

Non focalizzarti su tutta la lista ma concentrati su di un punto alla volta e premiati ogni volta che completi un gradino.

#9 Gestione del tempo perfetta? Non aspettare mai

Non aspettare mai passivamente, utilizza il tuo tempo invece di aspettare.

Sfrutta i piccoli ritagli temporali, magari usando strumenti che hai sempre con te, come tablet e smartphone.

#10 Raccontati di avere poco tempo

Le persone, svolgono i lavori con maggiore produttività quando sono urgenti e hanno una data di scadenza molto vicina, proprio come insegna la legge di parkinson.

Dunque riempi l’agenda di impegni, tieniti occupato e se ti rendi conto di stare sprecando tempo, convinciti che non ne hai più molto, oppure aggiungi alla lista delle cose da fare ulteriori punti.

#11 Efficacia è la parola d’ordine

Svolgi un’attività per volta e concentrati esclusivamente su di essa finché non hai terminato il lavoro.

Lascia stare le email e la televisione, la cosa più importante è quello che stai facendo in questo momento e impara a gestire i tuoi ambienti predisponendoli per la massima efficacia.

#12 Taglia i perfezionismi

L’eccessivo perfezionismo porta a rimandare gli impegni oppure a sprecare tempo cercando di migliorare ciò che non è migliorabile.

Fai il tuo meglio e accontentati dei risultati che puoi raggiungere qui ed ora, strada facendo aggiusterai il tiro.

#13 Esercizio di gestione del tempo

Se ti riconosci in quelle persone che arrivano sempre in ritardo indipendentemente dall’ora fissata per gli appuntamenti, prova a cronometrare quanto tempo ci metti a svolgere le attività quotidiane, ad esempio per prepararti ad uscire, a pulire la scrivania oppure a cuocere la pasta.

Usa questo sistema fino a quando non ti sarai reso conto del tempo reale che ti serve per svolgere le tue attività più frequenti, dopo di che, regolati con questi nuovi dati e vedrai che non sarai più un ritardatario cronico.

#14 Inizia

Cosa aspetti? Agisci.

Pianificare va bene, ma il tuo tempo dovrebbe essere usato in primo luogo per agire.

Cancella dal tuo vocabolario la parola aspettare: aspettare è una perdita di tempo, mentre gli altri si fermano, tu sfrutta il tempo che hai a disposizione, sono sicuro che puoi trovare il modo.

Gestisci te stesso prima di tutto

Comincia a cambiare il tuo atteggiamento nei confronti del tempo, osserva chi è in grado di gestirlo meglio di te, osserva chi, con minor quantità di tempo, riesce ad ottenere risultati migliori.

Gestire il proprio tempo può essere molto difficile se non si è abituati a farlo, l’importante è cominciare e non sprecarne altro.

Il time management è un’abilità da coltivare e da sviluppare, non nasce dall’oggi al domani, ma prima di tutto è un modo di pensare e di agire.

Valuta sempre il tempo che usi e che sprechi, impara a tener conto degli imprevisti e a valutare la durata delle attività.

Arriva leggermente in anticipo agli appuntamenti, pochi minuti sono sufficienti, l’orologio, l’agenda e il calendario, sono strumenti utili, comincia ad utilizzarli.

Gestione del tempo in pillole

1. Prendi coscienza del tempo che hai
2. Definisci quello che vuoi fare
3. Combina le tecniche per imparare a gestirti
4. Evita gli errori della gestione del tempo
5. Migliora la tua produttività
6. Lascia stare i perfezionismi eccessivi
7. Usa le liste di cose da fare
8. Automatizza le attività che non richiedono la tua creatività
9. Il mattino ha l’oro in bocca
10. Inizia dagli impegni più importanti
11. Segui una dieta mediatica
12. Sfrutta tutti i tempi morti
13. Evita le persone che ti fanno perdere tempo

Come avrai capito dai miei consigli, gestire direttamente il tempo non è possibile, è uguale per tutti e ognuno di noi ha lo stesso numero di minuti a disposizione.

La vera gestione del tempo è gestire se stessi.

E tu? Come gestisci il tuo tempo? Se conosci qualche altra tecnica scrivila nei commenti.