To do List: come creare una lista efficace

To do list: 4 segreti per scrivere una lista di cose da fare efficace e smettere di procrastinare.

Procrastinare è l’arte di stare al passo con ciò che è successo ieri, per evitare il domani. [Wayne Dyer]

La to do list è uno strumento tanto semplice quanto efficace: è utilizzabile da chiunque, ha un costo praticamente nullo e risulta molto efficace per smettere di procrastinare, oltre ad aumentare notevolmente la tua produttività personale.

Come si intuisce dal nome, con to do list si intende semplicemente una lista personalizzata delle cose da fare, ovvero un promemoria di tutti i lavoretti, commissioni, progetti, magari rimandati da tempo, ancora da fare.

Una lista delle cose da fare efficace deve rispettare alcuni parametri fondamentali per diventare funzionale, ecco da dove iniziare.

Cosa scrivere nella to do list

Cosa andare a scrivere nella to do list è molto soggettivo, dipende dal tipo di attività e dal periodo di tempo in cui vorresti realizzare i tuoi compiti.

Io ti consiglio semplicemente di scrivere tutto quello che vorresti fare nell’arco di tempo che preferisci, da pochi giorni, fino ad alcuni anni.

Puoi segnare obiettivi a breve termite come ad esempio:

• Fare la lavatrice
• Riordinare la scrivania
• e quelli a medio/lungo termine:
• Migliorare il mio inglese
• Risparmiare 1000 euro all’anno

Dopodiché vai a suddividere le voci della tua to do list in tre categorie:

1.  Breve termine
2.  Medio termine
3.  Lungo termine

Questo è solo un piccolo esempio, ma nella to do list puoi scrivere davvero tutto.

Una volta che hai segnato quello che vorresti fare, chiediti se vale veramente la pena di portarla a termine e se la risposta è affermativa dividi la to do list in 3 sezioni che identificano la loro scadenza.

E adesso ti svelo 4 segreti per stilare una lista delle cose da fare efficace.

4 segreti per scrivere una to do list efficace

#1 Dai una data ai tuoi impegni

Scrivi una data entro la quale ti imponi di portare a termine il compito che hai scritto, altrimenti continuerai a procrastinare, per rimanere sugli esempi di prima potrebbe essere:

• Fare la lavatrice [Entro oggi]
• Pulire il bagno [Entro domani]
• Riordinare la libreria [Entro fine settimana]
• Migliorare il mio inglese – Test B1 [Entro fine anno]
• Prendere la laurea [Entro quattro anni]

Poi ordina la lista in base al tempo necessario per riuscire a realizzarne i contenuti.

#2 Definisci esattamente l’obiettivo

Specifica esattamente qual è l’obiettivo da raggiungere per non cadere nella trappola dell’eccessiva approssimazione.

• Es. inglese B1

Scrivere solo “migliorare l’inglese” non è abbastanza definito, migliorare di quanto?

Nel parlato o nello scritto?

Come faccio poi a valutare con precisione il miglioramento?

Per bypassare tutti questi problemi definisci con chiarezza il tuo obiettivo in modo che sia inequivocabilmente verificabile.

Ora hai scritto per bene tutto quello che vuoi fare, intravedi qualche difficoltà?

Presto scoprirai che concludere i compiti a breve scadenza è tutto sommato abbastanza semplice mentre quelli a medio/lungo termine sembrano molto distanti e difficili da raggiungere se visti con l’ottica sbagliata, il che rende la questione abbastanza demotivante.

Come si risolve il problema?

Seguendo il prossimo punto.

#3 Segmenta la to do list

Spacchetta i compiti più lunghi e/o complessi in incarichi più piccoli da svolgere quotidianamente.

Segui una tabella di marcia ben definita e cerca di non sgarrare.

Spezzetta i tuoi obiettivi in incarichi davvero piccoli, per essere alla tua portata sia in termini di fattibilità pratica che in termini di tempo, la libreria ad esempio puoi suddividerla in scaffali da pulire e riordinare uno per giorno.

L’ultimo esempio, laurearsi, necessita di essere scomposto in molti punti in quanto si tratta di un obiettivo molto lungo, ma c’è di più.

#4 Gratificati ad ogni task completato

Ottieni un feedback positivo gratificandoti ad ogni piccolo traguardo raggiunto.

La gratificazione è fondamentale per mantenerti attivo e motivato durante il percorso, quindi cerca di associare il piacere ad ogni spunta sulla tua to do list.

Quando cancelli qualcosa dalla tua lista premiati con una piccola pausa o trai piacere dal lavoro che hai svolto.

La to do list è lo strumento delle persone di successo, fa una bella differenza svegliarsi alla mattina e avere dei progetti ordinati e chiari a cui dedicarsi.

Impara quindi a scrivere molto e in modo corretto e cerca di non stancarti mai.

Ci sono diversi siti e applicazioni che ti possono aiutare, ad esempio il minimale nowdothis oppure la comoda applicazione Todoist, se invece preferisci usare la carta tradizionale puoi orientarti sul Moleskine.

Segnalo inoltre l’applicazione Google Keep disponibile per Android e per iPhone.

Fai diventare la to do list un punto di riferimento per la tua giornata, usala come strumento di produttività e di pianificazione.

Come scrivere una to do list efficace

1. Crea una lista delle cose da fare settimanale
   
2. Definisci con precisione i tuoi obiettivi
3. Disponi i punti della lista in ordine di priorità
4. Scrivi una data di scadenza per ogni task
5. Dividi gli incarichi più complicati in attività più semplici
   
6. Svolgi il tuo lavoro, magari usando la tecnica del pomodoro
7. Gratificati a lavoro compiuto
8. Fai delle pause

Se conosci altri segreti per compilare una to do list efficace condividili con tutti scrivendoli nei commenti.